Le S.S.D. a r.l. sono tenute a rispettare gli obblighi civilistici in materia di contabilità e rendiconto, che richiedono l’adozione di un impianto contabile in partita doppia.
Per le A.S.D., invece, non esiste alcuna norma di legge che disciplini la tenuta della contabilità associativa interna prevedendo forme o modalità obbligatorie, fatto salvo quanto eventualmente previsto dallo statuto e di quanto richiesto dalla normativa fiscale per le attività commerciali eventualmente esercitate La normativa richiedere alle ASD esclusivamente la predisposizione e l’approvazione del rendiconto e la corrispondenza di questo ai documenti contabili.
Per poter predisporre un rendiconto corretto è comunque necessario dotarsi di un sistema contabile, con modalità da valutare in relazione alle caratteristiche e alle esigenze dell’ente, ed è opportuno che tale contabilità sia tenuta in modo da garantire la correttezza del rendiconto e la trasparenza di gestione;
Nei casi più semplici può essere sufficiente la tenuta di un libro cassa o di un registro di prima nota; all’ aumentare della complessità della gestione può essere opportuno approntare strumenti più elaborati, quali l’utilizzo di fogli excel, ovvero di programmi contabili appositamente predisposti per gli enti associativi fino ad arrivare all’ impostazione di una contabilità ordinaria.
La tenuta della contabilità ordinaria può risultare utile, anche ai fini di esigenze di controllo interno, in caso di gestioni particolarmente complesse, e può risultare molto utile quando, in caso di disconoscimento della qualifica di Ente Non Commerciale, l’adozione di una contabilità correttamente tenuta può consentire, anche in fase contenziosa o pre-contenziosa, il riconoscimento della deducibilità dei costi di esercizio e della detrazione dell’IVA sugli acquisti;
Dalla contabilità debbono risultare chiaramente le entrate e le uscite, supportate dalle relativi documenti .(fatture, ricevute d’acquisto ecc.) per i corrispettivi non commerciali (quote di frequenza) la documentazione deve riportare il nome di chi li ha corrisposti, per poter dimostrare che era un socio o un tesserato del sodalizio;
E’ necessario prestare molta attenzione ai movimenti finanziari, agli incassi e pagamenti in contanti ed ai versamenti e prelevamenti sul c/c bancario:
- in primo luogo, i sodalizi sportivi che hanno optato per l’applicazione del regime forfettario ex L. 398/1991 non possono effettuare pagamenti e incassi in contanti per importi superiori a € 1.000,00, pena la decadenza dal regime agevolato;
E’ consigliabile fare il versamento di tutti gli incassi sul c/c bancario e la gestione di tutti i pagamenti con strumenti bancari tracciabili: in tal modo l’e/c bancario potrà fungere da libro cassa ai fini della predisposizione del rendiconto ed in sede di verifica.
Una prima nota cassa ben tenuta o una scheda contabile del conto cassa in partita doppia possono in tal caso essere di grande aiuto;
Qualora l’associazione svolga, oltre all’attività istituzionale, anche un’attività commerciale (ad es. gestione di un bar o punto di ristoro, attività di pubblicità e sponsorizzazione, vendita abbigliamento/articoli sportivi, prestazioni effettuate in favore di non soci/tesserati ecc.), occorre separare la contabilità relativa all’attività commerciale da quella inerente all’area istituzionale (obbligo di tenuta di contabilità separate).
- In caso di tenuta della contabilità con il sistema della partita doppia è consentita la tenuta di un unico sistema contabile, a condizione che siano separatamente e chiaramente evidenziate le poste contabili relative all’attività commerciale rispetto a quelle relative all’attività istituzionale.
In caso di opzione per la tenuta del regime forfettario ex L. 398/1991, l’obbligo di contabilità separata ai fini fiscali è correttamente rispettato attraverso la tenuta del c.d. “registro IVA minori”.
Ai fini tributari, i documenti contabili sulla base di quali è stato redatto il rendiconto – tutti, anche quelli aventi rilevanza esclusivamente istituzionale – devono essere conservati almeno sino al termine di prescrizione delle verifiche fiscali relative all’annualità di riferimento (31/12 del 4° anno successivo alla presentazione della dichiarazione dei redditi). Tuttavia, qualora dalle verifiche dovessero emergere profili di ordine penale i termini di cui sopra sono raddoppiati. Ai fini dei rapporti tra l’associazione, i propri organi direttivi e i soci, nonché ai fini civilistici e penali, occorre conservare la documentazione fino al termine richiesto dal c.c. per la tenuta della contabilità delle imprese (10 anni);
Gli adempimenti indicati nel presente paragrafo possono anche essere delegati a uno studio di consulenza esterna al quale sia stato conferito l’incarico professionale di tenuta della contabilità In questo caso è necessario – ai fini operativi e non a seguito di previsione di legge – la predisposizione da parte dell’associazione sportiva delegante di una prima nota contabile e la ordinata consegna dei documenti allo studio professionale delegato.