Dall’esame delle disposizioni legislative in materia di associazionismo non è previsto alcun obbligo specifico di tenuta. Tuttavia indirettamente risulta obbligatorio conservare alcuni documenti (es. verbali di approvazione del bilancio, verbali di nomina del Presidente, del Consiglio Direttivo).
Pertanto è consigliabile la tenuta dei seguenti libri sociali:
Libro Soci, Libro Verbali del Consiglio Direttivo, Libro Verbali delle Assemblee, Libro Verbali del Collegio de Revisori dei Conti (se nominato).
Il motivo fondamentale della tenuta dei suindicati libri sociali è quello di poter dimostrare:
– la gestione dell’Associazione;
– I nominativi dei soci;
– chi dirige l’associazione;
– metodi e tempi approvazione dei rendiconti;
– chi ha assunto le decisioni per conto dell’associazione
LIBRO SOCI
Per l’ associazione è fondamentale dimostrare chi sono i soci, per dimostrare che l’attività svolta sia in loro favore.
L’associazione deve quindi in ogni momento essere in condizione di dimostrare chi sono i propri Soci.
Pertanto ogni associazione deve avere un proprio libro soci.
la forma è assolutamente libera (può essere tenuto manualmente o su supporto informatico; può essere anche a fogli mobili; può essere adottato un libro unico per diversi anni oppure un libro per ogni anno ecc.); la vidimazione non è obbligatoria.
Il Libro Soci deve contenere:
- dati anagrafici di ogni socio è bene indicare la residenza;
- può essere indicato ogni ulteriore dato ritenuto utile (email, n° di telefono ecc.)
Il Libro Soci và tenuto presso la sede.
Il Libro Soci deve essere presentato a richiesta delle autorità preposte al controllo.
E’ consigliabile ogni anno stampare il Libro Soci.
Procedure di ammissione nuovi soci nelle associazioni
La legge 460/97 istitutiva degli Enti No Profit sancisce l’obbligo per tutte le associazioni di indicare nello Statuto “i criteri di ammissione ed esclusione dei Soci”.
La definizione delle modalità costituisce la prima condizione per procedere all’iscrizione dei nuovi soci. Dette modalità devono essere pertanto chiaramente indicate nello Statuto dell’Associazione.
Sarà possibile ammettere un nuovo Socio solo se questi avrà presentato regolare domanda di ammissione in forma scritta.
La domanda dovrà essere completata con l’autorizzazione ad utilizzare i dati personali ai fini dello svolgimento delle normali attività dell’associazione (legge sulla privacy).
La domanda dovrà contenere i dati anagrafici dell’aspirante socio unitamente all’ indirizzo per la corrispondenza.
Al momento dell’accettazione della domanda il Socio ha diritto di ricevere la tessera sociale previo pagamento della quota associativa annuale fissata dal Consiglio Direttivo.
L’accettazione della domanda come da Statuto, deve essere deliberata dal Consiglio Direttivo.
Non è assolutamente possibile attribuire d’ufficio senza il consenso dell’interessato la qualifica di socio. Ovviamente le procedure suindicate valgono solamente nel caso di primo tesseramento; in caso di rinnovo si avrà semplicemente il rilascio della tessera sociale al momento del pagamento della quota associativa e non sarà necessario presentare una nuova domanda.
LIBRO VERBALI ASSEMBLEE
Ogni associazione deve conservare il LIBRO VERBALI ASSEMBLEE in cui devono essere trascritti tutti i verbali delle assemblee ordinarie e straordinarie dei soci.
la modalità di tenuta è assolutamente libera: a scelta del contribuente può essere tenuto manualmente oppure su supporto informatico e stampato periodicamente, può essere anche tenuto a fogli mobili; può essere adottato un libro unico per diversi anni oppure un libro per ogni anno ecc.; non vi è alcun obbligo di vidimazione o bollatura.
Il Libro Verbali Assemblee deve contenere:
la data ed il luogo di svolgimento dell’assemblea;
il numero dei soci partecipanti (è consigliabile predisporre un foglio presenze)
ordine del giorno da discutere
tutte le decisioni prese dall’assemblea relative all’attività dell’associazione, ad esempio: la nomina del Consiglio Direttivo, l’approvazione del Bilancio, la modifica dello Statuto ecc. Si consiglia di allegare al libro verbali assemblee copia dei Bilanci approvati;
ogni verbale deve essere firmato dal segretario e dal presidente della seduta.
Il Libro deve essere conservato in sede.
Il Libro i deve essere presentato a richiesta delle autorità preposte al controllo.
LIBRO VERBALI DEL CONSIGLIO DIRETTIVO
Ogni associazione deve conservare il libro verbali del Consiglio Direttivo in cui deve trascrivere tutte le deliberazioni del Consiglio Direttivo.
Quale forma deve avere il Libro Verbali Consiglio Direttivo?
la modalità di tenuta è assolutamente libera: a scelta del contribuente può essere tenuto manualmente oppure su supporto informatico e stampato periodicamente, può essere anche tenuto a fogli mobili; può essere adottato un libro unico per diversi anni oppure un libro per ogni anno ecc.;
non vi è alcun obbligo di vidimazione o bollatura.
il Libro Verbali Consiglio Direttivo deve contenere i seguenti dati:
- la data ed il luogo di svolgimento del Consiglio;
- il nome dei consiglieri partecipanti;
- l’ordine del giorno;
tutte le decisioni prese in Consiglio relative all’ attività dell’associazione, ad esempio: la nomina del Presidente, l’affidamento di incarichi ai membri del Consiglio Direttivo, l’approvazione del Bilancio, le richieste di finanziamento, l’accettazione delle domande di ammissione o recesso da Soci, ecc.;
ogni verbale deve essere firmato dal segretario e dal presidente della seduta.
Il Libro deve essere conservato in sede.
Il Libro i deve essere presentato a richiesta delle autorità preposte al controllo.